英語の「メールの書き出し」|カジュアルやビジネスに適用

英語の「メールの書き出し」|カジュアルやビジネスに適用

メールを受け取らない、またはメールを書かない日ってありますか?

インターネットが発達した現代にこんな質問をすると「そんな日あるわけないですよ!」と言われそうです。

メールの受信ボックスをチェックすることから1日が始まる人も多いですね。

特にビジネスではメールを見落とすと大変なミスにつながることもありますからメールチェックは重要です。

ところでメールを書く時に日本語ではかっこいい文章がスラスラ出てくるのに、英語でメールを書くとなると難しくなっていませんか?

それは言語だけでなく文化や表現の違いがあるからなのです。

どんな書き出しが英語圏の人に違和感なく読んでもらえるのか英語の使い方と一緒にわかりやすく紹介していきます。

【Email、Text、Mail の違い】

私たちの日常会話の中で「後でemailするね」とはなかなか言いません、「メール」ですね。

日本語で「メール」と言っているのはご存知のように英語でemailです。

emailはElectronic mailの略で「電子郵便」のことなのだそうです。

では携帯メールはどうでしょう?

携帯メールは英語でTextです。

また英語で単純にMailと言えば「郵便」「郵便制度」「郵便物」を指しLetterは手紙、書簡、封書などのことです。

今回ここで説明するメールはEmailのことです。

またMailing addressメーリングアドレスと言う言葉がありますがこれは「郵送先住所」「連絡のできる住所」のことでメールアドレスとは別です。

【ToとDearの違い】

Toは宛先です。

「〜宛て」「◯◯へ」といった感じです。

例えばカードや小包を送る時など住所の前にはToを、付け送り主にはFromをつけます。

ビジネスで使うDearは日本語で言う「〜様」程度です。

会ったこともない人にもDearをつけますし、取引先同士でも使います。

カジュアルメールではDearの代わりにHiもよく使われます。

それでも本来のDear「親愛なる」の意味は強く残っていてHi dear Roger, 「こんにちは、親愛なるロジャー」という書き出しもありなのです。

【名前の書き方】

もちろん英語圏でも個人情報の保護は浸透されています。

特にビジネスでは封筒の宛名にMr. Mrs. Dr.などの敬称をつけることはだいぶ少なくなくなりました。

でも本人しか開けないメールでは、それほど気にしないで敬称は付いてきます。

名前がわからない時は男性ならSir を女性にはMadamでOKです。

またカジュアルなメールでは名前の代わりにニックネームも使います。

ビジネスレター、フォーマルならコロン( : ) カジュアルならカンマ( , )を忘れずにつけましょう。

名前はビジネスでもファーストネームを使うのが一般的ですが公式文書などはフルネームです。

例1)
To Whom It May Concern:
ご担当者様へ

*このフレーズは「ご担当者様へ」の決まり文句です。

間違えやすい単語では「It 」とThis、「Whom」とThoseなどです。

カンマとコロンも間違えやすいところです、気をつけましょう。

例2)
Dear Professor Kelly:
ケリー教授様
例3)
Dear Sir or Madam:
サー、またはマダム様

*名前、性別がわからない相手に使う書き出しです。

Madam とよく似た言葉で女性を指すMa'amがあります。

アメリカ英語でMa'amは比較的カジュアルにも使われますが、 正式な文書やスピーチではやはりMadamを使います。

例4)
Dear Dad,
お父さんへ
例5)
Dear Mic,
ミックへ

*Mic はMickeyのニックネームです。

親しい関係ならいつも呼び合っている名前のほうが自然です。

MickeyもまたMichelle ( ミッシェラ ) やMichael ( マイケル ) のニックネームだったりします。

英語圏でニックネームは本当の名前と同じくらい大切です。

職場の名札もニックネームで作ることができます。

【英語メールの特徴と文章の書き出し】

英語でEmailを書く時にはカジュアルでもビジネスでも日本のように長いあいさつ文は必要ありません。

書き出しのあいさつが長すぎるとメールを受け取ったネイティブは「なにを言いたいのだろう?」と困惑するでしょう。

メールだけでなく結論から手際よく簡潔に話すのは英語の特徴のひとつです。

文法もスペルも間違っていないのに「あなたの英語はよくわからない」と言われたら、あいさつや前置きが長すぎるなどの文章構成が原因なのかも知れません。

・ビジネスメールの書き出し 20例

例1)
Thank you for your message/email/phone call.
メッセージ/メール/電話ありがとうございます。
例2)
I hope you are doing well.
お元気でいらっしゃることと思います。
例3)
I hope you had a great weekend.
ステキな週末を過ごされたことと思います。
例4)
I hope this finds you well.
お元気でお過ごしのことと思います。

*めちゃくちゃな和訳に見えますね。

でもこれは日本語の「お世話になっています」くらいのお決まりフレーズなのです。

ビジネスメールの代表的な書き出しのひとつです 。

例5)
Good Morning or Afternoon.
おはようございます、またはこんにちは。

*相手がメールを受け取る時間または開く時間がわからないので、どちらにも対応できるようにしてある書き方です。

国内でも時差がある国はたくさんありますし、もちろん外国の取引先などにも使えます。

例6)
Thanks again for your help.
ご協力ありがとうございます。
例7)
It was great talking to you.
あなたとお話できてよかったです。

* greatをniceに置き換えることもできます。

例8)
It was great meeting you.
お会いできて光栄です。

* It was great meeting you.はメールの書き出しだけでなく、はじめて会った人と別れる時にも言うフレーズです。

例9)
Thanks for the additional info.
追加情報をありがとうございます。
例10)
Just wanted to send you a quick note to…
取り急ぎご連絡を差し上げます…
例11)
How is everything?
調子はどうですか?

*「最近どうですか?」くらいの挨拶です。

例12)
Thanks for the quick response.
迅速な対応ありがとうございます。
例13)
Thanks for your help with…
ご協力ありがとうございます…
例14)
I have a quick question.
ちょっとお聞きしたいことがあるのですが。
例15)
I have a quick request.
ちょっとしたお願いがあるのですが。
例16)
Thanks for the update.
アップデートしていただきありがとうございます。
例17)
Just checking in to make sure that…
チェックインするだけで…
例18)
I wanted to reach out to you because…
あなたに連絡をしたかった理由は …

* Reach out は「連絡を取る」というイディオムです。

日常会話ではあまり聞かれませんがビジネスメールではよくある言い回しです。

例19)
We are looking forward to meeting you.
私たちはあなたにお会いできるのを楽しみにしています。

*ビジネスメールでは主語がWeであることが珍しくありません。

Weを使えば会社や企業全体でという雰囲気がもっと伝わります。

またこの場合の動詞は“looking forward to”です。

動詞の対象は名詞になるので後にくるのはmeetではなくmeetingです 。

例20)
It is great to hear from you.
ご連絡をいただき嬉しく思います。

・カジュアルメールの書き出し 7例

例1)
Hi Melissa,
こんにちはメリッサ

*カジュアルでは最もポピュラーな書き出しです。

Hiの後にファーストネームを入れましょう。

Hiだけでは英語のリズム的にも文章にも短かすぎるし、ちょっと乱暴な感じになってしまいます。

例2)
Hi There,
こんにちは

*名前の代わりにThereを使うこともあります。

名前に比べて親近感はなくなりますが、Hi Thereは日常会話にもよく出てきます。

例3)
Hey
よぅ

例4)
Hey There
やぁ

* HeyはHiよりずっとくだけています。

性別に関係なく女の子でもHeyは使います。

上品さはありませんが親しい感じや軽いムードを出すならもってこいの表現です。

例5)
Just checking in.
いかがお過ごしですか。

*ビジネスでこの書き出しを使う人もいますが文法的にも得意先や上司にはちょっと雑な感じがします。

英語の会話やメールに慣れていないうちは、同僚や気の知れた仲の人へ使うといいでしょう。

例6)
Good Day
こんにちは
例7)
How are you?
お元気ですか?

【外国の季節のあいさつの種類】

地域や国によって祝日やイベントが違いますね。

例えば誕生日のように、日本人にとっては平日でも相手には大イベントの日であることも結構あります。

そんな時に特別なひと言を付け加えるだけでメールにも温かみがでてきます。

人柄を感じさせる絶好のチャンスにもなりますね。

面識がなくてもお祝いの言葉は受け取った人をハッピーにさせますね!

ここでいくつか海外の大きなイベントとよく使われるフレーズを紹介します。

・Happy New Year
明けましておめでとうございます

・Happy Valentine’s Day
ハッピーバレンタインデー

・Happy Easter
イースター、おめでとう

・Happy Mother's Day
母の日おめでとう

・Happy Father's Day
父の日おめでとう

・Happy 4th of July
7月4日( 独立記念日 ) おめでとう

*7月4日はアメリカの独立記念日です。

Happy Independence Dayも同じ意味です。

・Happy Thanksgiving Day
ハッピーサンクスギビングデー

・Merry Christmas
メリークリスマス

*イースターと同じくクリスマスもキリスト教に関係します。

多民族が出入りする公立の学校や病院などでは宗教の偏りを避ける傾向にあります。

クリスマスには誰にでも受け入れられるようにとHappy Holiday やSeason's Greeting のフレーズを使う人もいます。

【ジャンクメールにならないようにする件名の書き出し】

不要なメールやフィッシングメールはジャンクメールとして処理されます。

受信相手に自分のメールアドレスが登録されていない場合や初めてメールした時などは、送信したメールがジャンクメールと判断されないように対策をしておきましょう。

たいていのジャンクメールは件名や書き出しで判断されます。

避けた方がいい英語の件名、書き出しを紹介します。

これらを参考にジャンクメールに間違えられることがないように書き出しましょう!

*基本的にフィッシング (Phishing )はemailを通して行われる詐欺です。

最も簡単なサイバー攻撃とされています。

・書き出しがHello やGood morningだけで不自然

・書き出しがRemember me? 「私を覚えてますか?」Are you available?/Are you at your desk? 「ちょっといいですか? /デスクにいますか?」など名前が入っていない

・絵文字、顔文字を件名に入れる

・Urgent、Emergency、Important「至急」「緊急」「重要」だけの件名

・件名なし、またはRe:

・CAMPUS SECURITY NOTIFICATION「キャンパスセキュリティ通知」など全て大文字

【もっとある ビジネス、カジュアル、ジョークメール本文の書き出し例】

・フォーマルな書き出し

Allow Me to Introduce Myself.
自己紹介させてください。

I hope you enjoyed your weekend?
週末はいかがでしたか?

I hope you're having a great week.
ステキな一週間をお過ごしのことと思います。

I hope you're having a wonderful day.
素晴らしい一日をお過ごしのことと思います

I'm eager to get your advice on...
アドバイスをお待ちしています...

Thanks for getting in touch.
お問い合わせいただきありがとうございます。

Thanks for the quick response.
迅速なお返事ありがとうございます。

・フォローアップの書き出し

As promised, I'm...
約束どおり、私は...

As we discussed on our call...
電話で話し合ったように...

Can you provide me with an update on...
最新情報を提供していただけますか...

I'm getting back to you about...
◯◯についてお返事をさせていただきます...

・個人的なメールの書き出し

Congratulations to your promotion.
昇進おめでとうございます。

How did the project turn out?
あのプロジェクトはどうでしたか?

I hope you enjoyed your vacation?
休暇を楽しく過ごされたことと思います。

I loved your recent social media post.
最近のソーシャルメディアの投稿すごくよかったです。

It was great to see you at the event.
イベントでお会いできて光栄でした。

This article made me think of you.
この記事であなたのことを思い出しました。

・面白い書き出し

Happy "Not Monday"
月曜日じゃない日おめでとう!

Here's the good news: Only 1 more days until Friday.
良いニュースがあります:金曜日まであと1日だけ

I hope you've had your coffee already.
すでにコーヒーを飲んでいるといいのですが。

It's me again!
また私よ!

I'm sorry if this Message sabotaged "inbox zero" for you.
このメッセージで「受信トレイ0」が妨害された場合はごめんなさい。

*ネイティブっぽいジョークです。

“受信トレイ0“をキープするということは誰からもメールがこないということで、「モテないあなたへ」くらいの意味ですね。

【まとめ】

EmailはTo は使わずにDearで書き出します。

メールは受取人が読むので名前には敬称を付けます。

英語のメールでは冒頭の長いあいさつ文は必要ありません。

外国の祝日やイベントのお祝いのフレーズは【外国の季節のあいさつの種類】でいくつか紹介してあります。

ひと言つけ加えるだけでメールの書き出しがセンスアップされます。

初めてメールする相手にはジャンクメール扱いされないようにちょっとした注意が必要です。

【ジャンクメールにならないようにする件名の書き出し】に目を通しておきましょう。

ビジネスでもカジュアルでも英語のメールは簡潔に文章を作るように心がけます。

【英語メールの特徴と文章の書き出し】書き出し例をたくさん紹介しています。

これらを参考すればすぐに自分らしいメールが書けますよ!

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